Digitalisierung für Werbetechnik und Medienproduktion: vom Aufmaß bis zur Freigabe
Werbetechnik und Medienproduktion leben von Projekten, die alle ein bisschen anders sind: eine Fahrzeugflotte, die neu foliert wird, eine Filialkette mit neuer Außenwerbung, ein Messestand in drei Wochen, ein Produktkatalog in sechs Sprachen. Die Arbeit verteilt sich auf Beratung, Aufmaß, Gestaltung, Korrektur, Produktion und Montage, und die Informationen dazu auf Mails, Fotos, Messenger und Excel.
Sailrs ist eine KI- und Softwareagentur aus Stuttgart. Bei der Digitalisierung für Werbetechnik und Medienproduktion konzentrieren wir uns auf das, was zwischen den Gewerken verloren geht: unvollständige Anfragen, lange Korrekturschleifen, Montageberichte, die erst Tage später im Büro ankommen. Der Weg vom Aufmaß bis zur Freigabe soll kürzer werden, ohne dass dein Team ein neues Monster-System lernen muss.
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Projektgeschäft mit vielen Übergaben
Ein Auftrag in der Werbetechnik hat selten einen geraden Weg. Ein typisches Beispiel: Ein Kunde schickt drei Handyfotos seiner Fassade und fragt nach einer beleuchteten Werbeanlage. Danach folgen Aufmaß vor Ort, Entwurf, Abstimmung mit dem Vermieter, gegebenenfalls die Klärung, ob eine Genehmigung nötig ist, Angebot, Freigabe, Produktion von Profil, Acrylglas und LED-Modulen, Montage mit Hubsteiger und am Ende die Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand.
In der Medienproduktion sieht es ähnlich aus, nur digital: Briefing, Gestaltung, mehrere Korrekturrunden mit verschiedenen Ansprechpartnern beim Kunden, Lokalisierung, Ausgabe in Druck, Web und Social Media.
Die größten Zeitfresser sind dabei selten die Kreativarbeit oder der Plotter. Es sind:
- Rückfragen, weil Maße, Materialwünsche oder Logos fehlen,
- Korrekturen, die über fünf Kanäle verteilt ankommen,
- Montageinformationen, die nur im Kopf des Monteurs existieren,
- die Suche nach dem richtigen Logo in der richtigen Version.
Dazu kommt eine gewachsene Systemlandschaft: Branchensoftware oder ERP für Kalkulation und Aufträge, RIP-Software für Großformatdrucker und Schneideplotter, Dateiserver oder Cloud-Ablage, ein Kalender für Montagetermine und der Messenger, über den Monteure Fotos schicken. Jedes System funktioniert für sich. Zwischen ihnen überträgt aber ein Mensch Daten von Hand, und genau dort entstehen Verzögerungen und Fehler. Unser Ansatz verbindet diese Werkzeuge, statt ein weiteres hinzuzufügen.
Sechs Einsatzfelder für KI und Automatisierung
Ausgangslage, Lösung, Wirkung: So sehen typische Szenarien für Werbetechniker und Mediendienstleister aus.
Anfragen mit Fotos vorqualifizieren
Ein Kunde schickt Fotos und eine kurze Beschreibung. Ein KI-Assistent strukturiert die Anfrage, ordnet sie einer Produktkategorie zu, etwa Fahrzeugbeschriftung, Schild oder Schaufensterfolierung, und fragt fehlende Angaben wie Maße, Untergrund oder Wunschtermin gezielt nach. Der Vertrieb bekommt eine vollständige Anfrage statt eines Rätsels.
Angebot aus Leistungskatalog vorbereiten
Aus der strukturierten Anfrage schlägt das System Positionen aus deinem Leistungskatalog vor: Material, Plott- oder Druckfläche, Laminat, Montagezeit, Anfahrt, Hubsteiger. Du prüfst, passt an und versendest. Gerade bei vielen kleinen Aufträgen spart das spürbar Schreibarbeit.
Korrekturschleifen zusammenführen
Anmerkungen kommen per Mail, als kommentiertes PDF und am Telefon. Die KI sammelt sie pro Projekt, macht daraus eine nummerierte Änderungsliste und erkennt Widersprüche, etwa wenn zwei Ansprechpartner Unterschiedliches wollen. Die Gestaltung arbeitet eine Liste ab statt eines Postfachs.
Montagebericht per Sprachnachricht
Monteure diktieren nach dem Einsatz, was erledigt wurde, was fehlt und welche Zusatzarbeiten anfielen. Das System erstellt daraus einen Bericht, ordnet Fotos zu und markiert abrechenbare Mehraufwände. Die Rechnung kann am selben Tag raus.
Assets finden statt suchen
Logos, Schriften, Bildrechte, Vorlagen und alte Projektdateien liegen über Server und Cloud verteilt. Eine KI-Suche verschlagwortet Dateien, findet Varianten und zeigt, wo Nutzungsrechte auslaufen. Der Griff zur falschen Logoversion wird seltener.
Filial-Rollouts steuern
Neue Außenwerbung für viele Standorte heißt: Maße je Standort, Genehmigungsstatus, Produktion, Montagetermin, Abnahme. Ein Portal mit KI-gestützter Datenerfassung hält den Status je Filiale aktuell und erzeugt Berichte für den Auftraggeber automatisch.
Medienproduktion: Kataloge, Varianten und Lokalisierung
Für Mediendienstleister und Agenturen, die Kataloge, Preislisten oder Produktdatenblätter produzieren, liegt der größte Hebel im Database Publishing. Produktdaten kommen aus PIM oder ERP, Texte und Übersetzungen aus verschiedenen Quellen, das Layout aus InDesign-Vorlagen. KI kann hier mehrere Dinge übernehmen:
- Texte vorbereiten: Produktbeschreibungen aus technischen Daten entwerfen, gekürzt für Print, ausführlich für Web.
- Übersetzen mit Terminologie: Übersetzungen erstellen, die ein freigegebenes Glossar einhalten, und Abweichungen markieren.
- Plausibilität prüfen: fehlende Bilder, unstimmige Preise oder leere Felder vor der Ausgabe finden.
Die Endkontrolle bleibt beim Menschen, aber die Zahl der Fehler, die erst im Proof auffallen, sinkt. Wie wir solche Abläufe technisch aufsetzen, beschreibt unsere Seite zur Prozessautomatisierung.
Für Produkte, die Kunden vorab räumlich sehen sollen, etwa Displays, Messewände oder Verpackungen, kann ein 3D-Produktkonfigurator Freigaben beschleunigen, weil weniger Vorstellungskraft nötig ist.
Was sich im Alltag ändert
Keine Prozentversprechen, sondern die Veränderungen, auf die wir in einem Pilot hinarbeiten und die wir mit dir messen.
Weniger Rückfragen
Kürzere Korrekturphasen
Schnellere Abrechnung
Weniger Suchzeit
So gehen wir mit dir vor
Wir arbeiten in drei Phasen und beginnen dort, wo der Leidensdruck am größten ist.
Daten, Rechte und Kosten
Kundendaten, unveröffentlichte Kampagnen und Bildrechte verlangen sorgfältigen Umgang. Wir legen vor dem Start fest, wo Daten verarbeitet werden, wer Zugriff hat und wie lange Inhalte gespeichert bleiben; mehr dazu unter DSGVO-konforme KI.
Projekte bei Sailrs starten ab etwa 15.000 Euro. Ein KI-Assistent für Anfragen oder Montageberichte liegt meist am unteren Ende, ein Portal für Filial-Rollouts mit mehreren Integrationen höher. Einen Überblick über Kostenfaktoren gibt unser Ratgeber Was kostet KI-Entwicklung?
Du produzierst vor allem Drucksachen in Serie? Dann passt unsere Seite für Druckereien besser.
Häufige Fragen aus Werbetechnik und Medienproduktion
Kann KI ein Aufmaß vor Ort ersetzen?
Nein. Fotos helfen, eine Anfrage einzuordnen und fehlende Angaben gezielt nachzufragen. Für Produktion und Montage braucht es weiterhin ein verlässliches Aufmaß. KI spart die Vorarbeit und die Schreibarbeit danach.
Funktioniert das mit unserer Branchensoftware?
Meist ja, wenn Daten über Schnittstellen, Exporte oder Datenbanken erreichbar sind. Wir prüfen das in der Analyse. Wo keine Schnittstelle existiert, kann ein schlanker Zwischenschritt helfen, etwa ein Import aus einer strukturierten Datei.
Erstellt die KI auch Entwürfe?
Bildgenerierung kann für frühe Ideen nützlich sein. Für Werbetechnik und Markenarbeit zählen aber exakte Logos, Farben und Maße. Wir setzen KI deshalb vor allem in Organisation, Text und Dokumentation ein und lassen Gestaltung bei deinen Designern.
Wie funktioniert der Montagebericht per Sprache?
Der Monteur spricht eine Nachricht in eine App oder einen Messenger. Das System wandelt sie in Text um, strukturiert Leistungen, offene Punkte und Mehraufwände und ordnet Fotos dem Auftrag zu. Das Büro prüft und übernimmt den Bericht.
Was kostet so ein Projekt?
Projekte bei Sailrs starten ab etwa 15.000 Euro für einen klar abgegrenzten Anwendungsfall. Wie hoch der Aufwand wird, hängt vor allem von Integrationen und Datenqualität ab.
Wo werden unsere Daten gespeichert?
Auf Wunsch in Deutschland oder in deiner eigenen Infrastruktur. Speicherort, Zugriffsrechte und Löschfristen legen wir vor dem Start gemeinsam fest.