KI in der öffentlichen Verwaltung - vom Online-Antrag bis zur Akte
Der Antrag kommt längst online. Danach wird es oft wieder analog: PDF ausdrucken, Angaben ins Fachverfahren abtippen, fehlende Nachweise per Brief anfordern, Rückfragen am Telefon beantworten. Genau in dieser Lücke zwischen Portal und Sachbearbeitung liegt der größte Hebel für KI in der öffentlichen Verwaltung.
Sailrs ist eine KI- und Softwareagentur aus Stuttgart. Wir bauen für Behörden Assistenzsysteme, Automatisierungen und Fachanwendungen, die an bestehende Fachverfahren und E-Akte-Systeme andocken - mit nachvollziehbaren Quellen, klaren Freigaben und Betrieb in Deutschland. Entscheidungen über Verwaltungsakte bleiben bei deinen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern.
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Was OZG 2.0 für die Sachbearbeitung bedeutet
Das OZG-Änderungsgesetz ist am 24. Juli 2024 in Kraft getreten. Bund und Länder müssen ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anbieten. Einige Punkte verändern die Arbeit hinter dem Portal spürbar:
- Schriftform: Reicht jemand ein Formular über ein Verwaltungsportal ein und hat sich mit einem Nutzerkonto authentifiziert, ersetzt das nach § 9a OZG die Schriftform.
- Bürgerkonto: Das Konto zur Identifizierung ist für Bürgerinnen und Bürger freiwillig; als zentrales Bürgerkonto ist die DeutschlandID vorgesehen.
- Portalverbund: Die Portale von Bund und Ländern sollen bis spätestens 31. Dezember 2027 zu einem gemeinsamen Portal verknüpft sein.
- Anspruch: Nach Ablauf des vierten Kalenderjahres nach Verkündung haben Nutzer einen Anspruch auf elektronischen Zugang zu den Verwaltungsleistungen des Bundes.
In der Praxis der Sachbearbeitung heißt das: Mehr Anträge kommen digital und strukturiert an. Der Gewinn entsteht aber erst, wenn diese Daten ohne Medienbruch vom Portal ins Fachverfahren laufen und Prüfschritte unterstützt werden. Ein Online-Formular vor einem Papierprozess verschiebt die Arbeit nur.
Fünf Anwendungsfälle für KI in Behörden
Jeder Anwendungsfall folgt demselben Muster: Die KI bereitet vor, ein Mensch entscheidet und gibt frei. So bleibt die Verantwortung dort, wo das Verwaltungsrecht sie verortet.
Bürgeranfragen vorsortieren und beantworten
Ausgangslage: Funktionspostfach, Kontaktformular und Telefon liefern gemischte Anliegen, viele davon wiederkehrend. Das System erkennt Thema und Zuständigkeit, ordnet das Anliegen dem richtigen Sachgebiet zu und formuliert einen Antwortentwurf mit Verweis auf Satzung, Gebührenordnung oder Merkblatt. Ergebnis: weniger Weiterleitungen, schnellere Erstantworten, und die Sachbearbeitung prüft nur noch Entwürfe statt jede Mail neu zu schreiben.
Aktenrecherche mit Quellenangabe
Ausgangslage: Wissen steckt in E-Akten, Erlassen, Rundschreiben und Verwaltungsvorschriften. Ein RAG-System durchsucht diese Bestände semantisch und antwortet mit Fundstellen, die man anklicken und prüfen kann. Berechtigungen aus dem Aktensystem werden übernommen, damit niemand Vorgänge sieht, die er nicht sehen darf.
Anträge auf Vollständigkeit prüfen
Ausgangslage: Ein großer Teil der Bearbeitungszeit fließt in Nachforderungen. Die KI gleicht eingereichte Nachweise mit der Checkliste des Verfahrens ab, liest Dokumente aus und markiert Lücken oder Widersprüche. Die Sachbearbeitung erhält eine vorbereitete Nachforderung, die sie anpasst und versendet.
Entwürfe für Bescheide und Schreiben
Ausgangslage: Standardschreiben werden aus Textbausteinen zusammenkopiert. Das System befüllt Vorlagen mit Daten aus dem Fachverfahren und fasst den Sachverhalt zusammen. Rechtsbehelfsbelehrungen und feste Formulierungen kommen aus freigegebenen Vorlagen, nicht aus einem Sprachmodell.
Einarbeitung und Wissenssicherung
Ausgangslage: Erfahrene Kolleginnen gehen in den Ruhestand, ihr Verfahrenswissen bleibt in Köpfen und Ordnern. Ein interner Assistent macht Dienstanweisungen, Prozessbeschreibungen und häufige Fallkonstellationen durchsuchbar. Neue Mitarbeitende finden Antworten selbst, statt jede Frage im Flur zu stellen.
Rechtlicher Rahmen: VwVfG, DSGVO und EU AI Act
Automatisierte Verwaltungsakte bleiben die Ausnahme
Nach § 35a VwVfG darf ein Verwaltungsakt nur dann vollständig automatisch erlassen werden, wenn eine Rechtsvorschrift das zulässt und weder Ermessen noch Beurteilungsspielraum besteht. Für die meisten Verfahren ist KI deshalb Assistenz: Sie strukturiert, prüft vor und entwirft - entschieden wird von Menschen.
Datenschutz und Personalvertretung
Vor dem Start klären wir mit deinem Datenschutzbeauftragten, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, welche Rechtsgrundlage greift und wie Auftragsverarbeitung, Protokollierung und Löschfristen geregelt werden. Weil KI-Werkzeuge Arbeitsabläufe verändern, gehört die Personalvertretung früh an den Tisch.
EU AI Act: wann Behörden-KI hochriskant ist
Die KI-Verordnung stuft unter anderem Systeme als hochriskant ein, mit denen Behörden prüfen, ob jemand Anspruch auf öffentliche Unterstützungsleistungen hat. Durch den Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744) gelten die Pflichten für diese Anhang-III-Systeme ab dem 2. Dezember 2027. Öffentliche Stellen müssen als Betreiber vor dem Einsatz solcher Systeme zusätzlich eine Grundrechte-Folgenabschätzung durchführen. Assistenz für Recherche, Entwürfe oder Postfachsortierung fällt meist nicht darunter - die Einordnung prüfen wir je Anwendungsfall und dokumentieren sie.
Vergabe: So beschafft eine Behörde KI-Entwicklung
Öffentliche Auftraggeber vergeben Aufträge nach Vergaberecht. Seit dem 1. Januar 2026 liegt der EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge bei 140.000 Euro netto für oberste und obere Bundesbehörden und bei 216.000 Euro für die übrigen öffentlichen Auftraggeber. Darunter gelten die nationalen Regeln und das jeweilige Landesrecht.
Für KI-Projekte lohnt es sich, ein paar Punkte schon in die Leistungsbeschreibung zu schreiben:
- Betriebsort und Hosting in Deutschland oder im eigenen Rechenzentrum
- offene Schnittstellen zu Fachverfahren, E-Akte und Portal
- Wechselbarkeit des Sprachmodells, damit kein Anbieter-Lock-in entsteht
- vollständiger Datenexport und geregelte Übergabe am Vertragsende
- Protokollierung, Quellenangaben und menschliche Freigabe als Abnahmekriterien
Vor einer Ausschreibung kann eine Markterkundung klären, was technisch realistisch ist. Wir beantworten solche Anfragen gern sachlich und beteiligen uns anschließend regulär am Verfahren.
Vorgehen mit Sailrs: Analyse, Pilot, Betrieb
Wir starten mit genau einem Verfahren und einer Organisationseinheit. Erst wenn der Pilot im Alltag trägt, kommt das nächste Verfahren dazu.
Hosting, Schnittstellen und Aipe
Behördendaten gehören nicht in eine Black Box. Deshalb legen wir Betriebsort, Modell und Zugriffsrechte vor dem Go-live fest.
Betrieb in Deutschland oder bei dir
Wir betreiben Lösungen auf unserem eigenen Kubernetes-Cluster in Deutschland. Alternativ läuft das System im Rechenzentrum deines kommunalen oder landeseigenen IT-Dienstleisters. Details zu Auftragsverarbeitung und TOM findest du unter DSGVO-konforme KI.
Anbindung statt Insellösung
Wir verbinden Portal, Fachverfahren, E-Akte und Postfach über vorhandene Schnittstellen. Wo es keine gibt, automatisieren wir Übergaben mit Fehlerpfaden und manueller Übernahme - mehr dazu unter Prozessautomatisierung.
Aipe als Grundlage
Aipe ist unser eigenes KI-Betriebssystem: Wissensgraph, Konnektoren, rollenbasierte Zugriffskontrolle und Agenten in einer Plattform, modellunabhängig und On-Premise betreibbar. Für viele Behördenprojekte spart das Entwicklungszeit, weil Grundfunktionen nicht neu gebaut werden müssen.
Häufige Fragen zu KI in der öffentlichen Verwaltung
Darf eine Behörde Bescheide von KI erstellen lassen?
KI darf Bescheide entwerfen, entscheiden darf sie in der Regel nicht. Ein vollständig automatisierter Verwaltungsakt ist nach Paragraf 35a VwVfG nur zulässig, wenn eine Rechtsvorschrift das erlaubt und kein Ermessen oder Beurteilungsspielraum besteht. Deshalb planen wir KI als Assistenz mit menschlicher Freigabe.
Ist KI in der Verwaltung nach dem EU AI Act hochriskant?
Nicht automatisch. Hochriskant sind unter anderem Systeme, mit denen Behörden den Anspruch auf öffentliche Unterstützungsleistungen bewerten. Für solche Anhang-III-Systeme gelten die Pflichten nach dem Digital Omnibus ab dem 2. Dezember 2027. Recherche-Assistenten, Postfachsortierung oder Textentwürfe fallen meist nicht darunter. Wir prüfen und dokumentieren die Einordnung je Anwendungsfall.
Wo werden die Daten verarbeitet?
In Deutschland. Wir betreiben Lösungen auf unserem eigenen Kubernetes-Cluster in Deutschland oder im Rechenzentrum deines IT-Dienstleisters. Welches Sprachmodell genutzt wird und wo es läuft, legen wir vor dem Go-live gemeinsam fest und dokumentieren es im Datenschutzkonzept.
Wie beschafft eine Behörde ein KI-Projekt bei Sailrs?
Über das Vergaberecht. Oberhalb der EU-Schwellenwerte, seit dem 1. Januar 2026 meist 216.000 Euro netto für Dienstleistungen, wird EU-weit ausgeschrieben, darunter nach nationalem und Landesrecht. Wir beteiligen uns an Verfahren und beantworten vorher gern Markterkundungen.
Mit welchem Anwendungsfall sollte eine Behörde starten?
Mit einem Verfahren, das viele gleichartige Vorgänge und klare Regeln hat, etwa die Vorsortierung von Bürgeranfragen oder die Vollständigkeitsprüfung eines häufigen Antrags. Dort lässt sich der Nutzen schnell gegen die Ausgangslage messen, ohne in Ermessensentscheidungen einzugreifen.
Was kostet ein KI-Pilot für die Verwaltung?
Klar abgegrenzte Projekte starten bei Sailrs ab etwa 15.000 Euro. Umfangreiche Plattformen mit vielen Schnittstellen liegen bei 100.000 Euro und mehr. Den Rahmen grenzen wir nach einer kurzen Analyse des Verfahrens ein.