Digitalisierung der Arztpraxis: KI für Telefon, Post und Verwaltung
Montagmorgen, 8:00 Uhr: Das Telefon klingelt durch, am Tresen steht eine Schlange, im Postfach liegen Arztbriefe, Laborbefunde und drei Faxe, die eigentlich KIM-Nachrichten sein sollten. Deine MFA jonglieren Terminvergabe, Folgerezepte, Überweisungen und Rückfragen gleichzeitig - und die Sprechstunde hat noch nicht einmal begonnen.
Bei der Digitalisierung der Arztpraxis geht es deshalb nicht um noch ein Portal, sondern um Entlastung an genau diesen Stellen. Wir bei Sailrs bauen KI-Lösungen, die Anrufe annehmen und strukturieren, den Posteingang vorsortieren und Praxiswissen auffindbar machen. Die medizinische Entscheidung bleibt immer bei dir und deinem Team. Unsere Lösungen sind Verwaltungs- und Kommunikationswerkzeuge, keine Diagnose-Software.
Branchen-KI-Check
Welche Aufgaben in deinem Betrieb sollte KI zuerst übernehmen? Finde es in fünf Klicks heraus.
Wie viele Menschen arbeiten in deinem Unternehmen?
Wo der Praxisalltag heute klemmt
In Haus- und Facharztpraxen wiederholt sich das Muster: Die Medizin ist durchorganisiert, die Verwaltung drumherum nicht. Typische Engpässe, die wir in Gesprächen mit Praxen immer wieder hören:
- Telefonspitzen: Morgens und nach der Mittagspause ballen sich Anrufe. Viele davon sind Routine - Folgerezept, Überweisung, Terminverschiebung, "Ist mein Befund da?" - und blockieren trotzdem die Leitung für echte Anliegen.
- Medienbrüche im Posteingang: Arztbriefe, Laborwerte und Krankenhaus-Entlassbriefe kommen über KIM, Fax, Post oder Patientenportal. Jemand muss sie lesen, zuordnen und ins Praxisverwaltungssystem (PVS) übernehmen.
- Wissen in Köpfen und Ordnern: QM-Handbuch, Hygieneplan, Abrechnungshinweise zu EBM und GOÄ, Arbeitsanweisungen für neue Kolleginnen - vorhanden, aber selten in der Sekunde griffbereit, in der jemand fragt.
- Personalengpass: Wenn eine MFA fehlt, kippt das Gleichgewicht sofort. Jede Routineaufgabe, die nicht mehr manuell erledigt werden muss, schafft Puffer.
Genau diese Arbeit ist gut automatisierbar, weil sie regelbasiert ist, sich wiederholt und keine ärztliche Bewertung braucht.
Fünf Anwendungsfälle für Haus- und Facharztpraxen
Jeder Use Case folgt demselben Prinzip: Die KI übernimmt das Erfassen, Sortieren und Vorbereiten. Freigeben, signieren und entscheiden bleibt Sache der Praxis.
KI-Telefonassistent für Routineanrufe
Ausgangslage: In Stoßzeiten kommen viele Anrufende nicht durch. Was das System tut: Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe rund um die Uhr an, erkennt das Anliegen, fragt Name, Geburtsdatum und Rückrufnummer ab und legt eine strukturierte Aufgabe an. Bei Hinweisen auf einen Notfall verweist er klar auf 112 oder den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117. Was sich ändert: Dein Team arbeitet Anliegen in Ruhe ab, statt im Minutentakt den Hörer abzunehmen.
Folgerezepte und Überweisungen vorbereiten
Ausgangslage: Rezept- und Überweisungswünsche kommen per Telefon, Mail und Zettel. Was das System tut: Es sammelt die Anfragen kanalübergreifend, gleicht Medikament und Patient mit den vorliegenden Daten ab und legt sie gebündelt zur Prüfung vor. Was sich ändert: Die Ärztin prüft und signiert das E-Rezept wie gewohnt - nur ohne Zettelwirtschaft davor.
Posteingang sortieren und zuordnen
Ausgangslage: Befunde und Briefe landen ungeordnet in mehreren Eingängen. Was das System tut: Es liest eingehende Dokumente, erkennt Dokumenttyp, Absender und Patientenbezug und schlägt die Zuordnung samt Kurzfassung vor. Auffällige Eingänge werden markiert, aber nicht bewertet. Was sich ändert: Weniger Abtippen, weniger übersehene Briefe, schnellerer Überblick.
Praxiswissen auf Zuruf
Ausgangslage: Neue Kolleginnen fragen ständig dieselben Dinge. Was das System tut: Ein interner Assistent auf Basis eines RAG-Systems beantwortet Fragen zu QM-Handbuch, Hygieneplan, Abläufen und Abrechnungshinweisen - mit Quellenangabe aus euren eigenen Dokumenten. Was sich ändert: Einarbeitung geht schneller, Wissen bleibt in der Praxis, wenn jemand geht.
Patienteninformationen und Erinnerungen
Ausgangslage: Vorbereitungshinweise für Untersuchungen, Impf-Recalls und Terminerinnerungen kosten Zeit. Was das System tut: Es erstellt aus euren freigegebenen Vorlagen verständliche, auf Wunsch mehrsprachige Informationen und verschickt Erinnerungen über die Kanäle, die ihr bereits nutzt. Was sich ändert: Weniger Rückfragen, weniger verpasste Termine.
ePA, E-Rezept und KIM: Was die Telematikinfrastruktur schon vorgibt
Die Telematikinfrastruktur (TI) hat in den letzten Jahren Fakten geschaffen, an die jede KI-Lösung andocken muss, statt sie zu umgehen:
- E-Rezept: Seit dem 1. Januar 2024 sind Ärztinnen und Ärzte verpflichtet, verschreibungspflichtige Arzneimittel zulasten der GKV per E-Rezept zu verordnen. Patientinnen und Patienten lösen es per Gesundheitskarte, App oder Ausdruck ein.
- Elektronische Patientenakte: Seit dem 1. Oktober 2025 sind Praxen zur Nutzung der ePA verpflichtet. Dazu gehört das Einstellen von Befundberichten und Arztbriefen. Die Medikationsliste entsteht automatisch aus den E-Rezept-Daten, und Praxen haben nach dem Stecken der Karte standardmäßig 90 Tage Zugriff.
- KIM: Der sichere E-Mail-Dienst im Gesundheitswesen ersetzt Fax und Post beim Versand von Arztbriefen und Befunden und lässt sich ins PVS einbinden.
- DiGA: Digitale Gesundheitsanwendungen lassen sich seit Oktober 2025 digital verordnen.
Was heißt das für dich? Die strukturierten Daten liegen zunehmend digital vor - aber verteilt über PVS, KIM-Postfach und ePA. Eine KI-Schicht kann genau an diesen Übergängen helfen: Dokumente vorsortieren, Aufgaben bündeln, Informationen für das Team zusammenfassen. Das PVS bleibt dabei führendes System. Wie tief wir integrieren, hängt von den Schnittstellen deines PVS ab; das prüfen wir vor jedem Pilot.
Keine Patientin sollte in der Warteschleife hängen, nur weil jemand anderes ein Folgerezept braucht.
Datenschutz, Schweigepflicht und die Grenze zur Medizin
In der Arztpraxis verarbeitest du fast ausschließlich Gesundheitsdaten. Deshalb klären wir diese Punkte vor der ersten Zeile Code - dokumentiert, nicht nur versprochen. Unseren vollständigen Prüfrahmen findest du unter DSGVO-konforme KI.
Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO
Schweigepflicht und Auftragsverarbeitung
Hosting in Deutschland
Kein Medizinprodukt, keine Diagnose
So gehen wir mit deiner Praxis vor
Kein Big Bang, keine Umstellung des PVS. Wir fangen klein an und bauen auf, was im Praxisalltag nachweislich funktioniert. Wie du KI generell Schritt für Schritt einführst, beschreibt unser Ratgeber KI im Mittelstand einführen.
Von der Einzelpraxis bis zur Berufsausübungsgemeinschaft
Für eine Einzelpraxis reicht oft ein schlanker Telefonassistent mit Aufgabenliste. Sobald mehrere Ärztinnen, Standorte oder Fachrichtungen zusammenkommen, lohnt sich ein gemeinsames Fundament: Mit Aipe, unserem DSGVO-konformen KI-Betriebssystem, laufen Telefon, Posteingang und Wissensassistent auf einer Plattform mit rollenbasierten Zugriffsrechten. So sieht die Empfangskraft nur, was sie für den Empfang braucht, und die Abrechnung nur, was sie für die Abrechnung braucht.
Arbeitest du in einem größeren Verbund, lies auch unsere Seite zu Medizinischen Versorgungszentren. Einen Überblick über alle Bereiche bietet Digitalisierung im Gesundheitswesen.
Sailrs ist eine KI- und Softwareagentur aus Stuttgart, gegründet 2019, mit knapp 150 umgesetzten Projekten. Wir arbeiten bundesweit, das Erstgespräch läuft gern per Video zwischen zwei Sprechstunden.
Häufige Fragen zur Digitalisierung der Arztpraxis
Darf eine KI in der Arztpraxis Patientenanrufe annehmen?
Ja, wenn Datenschutz und Schweigepflicht sauber geregelt sind. Dazu gehören ein Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Verschwiegenheitsverpflichtung des Dienstleisters, Hosting in Deutschland und eine klare Information der Anrufenden, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen. Der Assistent erfasst Anliegen, trifft aber keine medizinischen Entscheidungen.
Ersetzt der KI-Telefonassistent meine MFA?
Nein. Er übernimmt wiederkehrende Routineanrufe wie Rezeptwünsche, Terminverschiebungen oder Befundnachfragen und legt sie strukturiert ab. Deine MFA gewinnen dadurch Zeit für Patientinnen und Patienten vor Ort und für Anliegen, die menschliches Fingerspitzengefühl brauchen.
Funktioniert das mit meinem Praxisverwaltungssystem?
Das PVS bleibt führendes System. Je nach Hersteller binden wir über vorhandene Schnittstellen, Import-Ordner oder Aufgabenlisten an. Welche Variante bei dir möglich ist, klären wir in der Analysephase, bevor ein Pilot startet.
Ist eine KI für die Praxisverwaltung ein Medizinprodukt?
Nicht, wenn sie ausschließlich verwaltet, kommuniziert und Wissen bereitstellt. Software, die Diagnosen stellt oder Therapien empfiehlt, kann unter die Medizinprodukte-Verordnung fallen. Solche Funktionen bauen wir bewusst nicht.
Was kostet die Digitalisierung einer Arztpraxis mit KI?
Projekte bei Sailrs starten ab etwa 15.000 Euro. Ein Telefonassistent mit Standardanbindung liegt am unteren Rand, tiefe PVS-Integrationen oder mehrere Standorte entsprechend höher. Den Rahmen grenzen wir im kostenlosen Erstgespräch ein.
Wie lange dauert ein Pilot?
Das hängt vom Anwendungsfall und den Schnittstellen ab. Wir planen den Pilot so, dass dein Team das System im echten Praxisbetrieb testen kann, bevor über den Rollout entschieden wird.