KI im Großhandel: Bestellungen erfassen, Kunden schneller bedienen
Im Großhandel kommt ein großer Teil der Aufträge noch immer so an wie vor zwanzig Jahren: als Mail mit PDF-Anhang, als Excel-Liste, als Foto eines handschriftlichen Zettels oder sogar per Fax. Jemand im Innendienst liest jede Bestellung, sucht die passenden Artikelnummern und tippt Position für Position ins ERP. Bei Hunderten Bestellungen pro Tag bindet das ganze Teams.
Sailrs ist eine KI- und Softwareagentur aus Stuttgart. Wir entwickeln für Großhändler Lösungen, die Bestellungen automatisch erfassen, B2B-Shops mit dem ERP verbinden und Kundenanfragen beantworten. KI im Großhandel heißt bei uns: Das ERP bleibt führend, die KI übernimmt das Lesen, Zuordnen und Vorbereiten, und dein Team kann Kunden schneller bedienen und sich um Ausnahmen kümmern.
Branchen-KI-Check
Welche Aufgaben in deinem Betrieb sollte KI zuerst übernehmen? Finde es in fünf Klicks heraus.
Wie viele Menschen arbeiten in deinem Unternehmen?
Wo der Innendienst im Großhandel feststeckt
Großhändler stehen zwischen vielen Lieferanten und noch mehr Kunden. Das erzeugt Datenarbeit an beiden Enden:
- Auftragserfassung: Große Kunden bestellen per EDI, die meisten anderen per Mail, PDF oder Telefon. Kunden verwenden eigene Artikelnummern oder Bezeichnungen, die erst zugeordnet werden müssen.
- Anfragen und Angebote: Handwerksbetriebe oder Industriekunden schicken Stücklisten oder Leistungsverzeichnisse und erwarten schnell ein Angebot mit Verfügbarkeit.
- Auskünfte: Lieferstatus, Rückstände, Liefertermine und Preise werden telefonisch erfragt, obwohl sie im ERP stehen.
- Produktdaten: Lieferanten liefern Artikeldaten in unterschiedlichen Formaten und Qualitäten; der eigene Shop braucht saubere Attribute, Bilder und Texte.
- Eingangsrechnungen: Rechnungen von Lieferanten müssen gegen Bestellung und Wareneingang geprüft werden.
Die Folge: Erfahrene Mitarbeitende verbringen ihre Zeit mit Abtippen und Nachschlagen, statt Kunden zu beraten oder Sortimente zu entwickeln.
Fünf Anwendungsfälle für Großhändler
Jeder Fall ist so gebaut, dass unsichere Ergebnisse beim Menschen landen. Automatisch gebucht wird nur, was eindeutig ist.
Bestellungen aus Mail und PDF automatisch erfassen
Ausgangslage: Bestellungen kommen in jedem denkbaren Format. Lösung: Ein KI-Agent liest Mail, PDF, Excel oder Foto, erkennt Kunde, Positionen, Mengen und Liefertermin, ordnet Kundenartikelnummern deinen Artikeln zu und legt einen Auftragsentwurf im ERP an. Unklare Positionen werden markiert. Wirkung: Der Innendienst prüft und bestätigt, statt jede Zeile abzutippen.
Stücklisten und Anfragen in Angebote verwandeln
Ausgangslage: Kunden schicken Materiallisten mit Herstellerbezeichnungen, Synonymen oder Tippfehlern. Lösung: Die KI findet passende Artikel im Sortiment, schlägt Alternativen bei fehlender Verfügbarkeit vor und erstellt einen Angebotsentwurf mit kundenspezifischen Preisen aus dem ERP. Wirkung: Angebote gehen schneller raus, Vertriebsmitarbeitende prüfen die Auswahl statt sie zu suchen.
Kundenservice-Agent für Status und Verfügbarkeit
Ausgangslage: Viele Anrufe und Mails drehen sich um Lieferstatus, Rückstände und Verfügbarkeit. Lösung: Ein Agent beantwortet diese Fragen per Mail, Chat oder Telefon mit Daten aus ERP und Versand und übergibt alles andere an dein Team. Wirkung: Weniger Unterbrechungen im Innendienst, schnellere Antworten für Kunden.
Lieferantendaten ins eigene Format bringen
Ausgangslage: Artikeldaten kommen als BMEcat, Excel oder PDF-Katalog, oft unvollständig. Lösung: Die KI normalisiert Attribute, ergänzt Klassifizierungen etwa nach ETIM oder ECLASS, wo verwendet, und entwirft Produkttexte für den Shop. Wirkung: Neue Artikel sind schneller verkaufsfähig.
Eingangsrechnungen prüfen
Ausgangslage: Lieferantenrechnungen müssen mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen werden. Lösung: Das System liest E-Rechnungen und PDF-Rechnungen, gleicht Positionen, Preise und Mengen ab und legt nur Abweichungen zur Klärung vor. Wirkung: Die Buchhaltung bearbeitet Ausnahmen statt Stapel.
E-Rechnung: was Großhändler jetzt wissen müssen
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Geschäft schrittweise Pflicht. Nach Angaben der IHK Region Stuttgart gilt:
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen.
- Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen Unternehmen bei B2B-Umsätzen.
- Zulässige Formate sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein per Mail verschicktes PDF ist keine E-Rechnung mehr.
Liegt dein Umsatz über der Schwelle, musst du also ab 2027 ausstellen. Für die Ausgangsseite reicht oft ein Update des ERP oder ein Zusatzmodul. Spannender ist die Eingangsseite: E-Rechnungen sind strukturierte Daten und lassen sich viel zuverlässiger automatisch prüfen als PDFs. Wer jetzt die Rechnungsprüfung automatisiert, profitiert doppelt. Für alles, was weiterhin als PDF ankommt, liest KI die Daten aus.
Die steuerliche Beurteilung im Einzelfall gehört zu deiner Steuerberatung. Wir kümmern uns um die technische Umsetzung.
Systeme, an die wir anbinden
Großhändler arbeiten mit gewachsenen Systemen. Wir verbinden sie, statt sie zu ersetzen.
ERP und Warenwirtschaft
EDI und Kundenportale
B2B-Shop
PIM und Produktdaten
B2B-Shop oder KI-Auftragserfassung?
Ein häufiger Einwand lautet: Wir bauen doch gerade einen B2B-Shop, dann brauchen wir keine KI für Bestellungen. Tatsächlich gehören beide zusammen. Ein guter B2B-Onlineshop mit kundenspezifischen Preisen und Schnellbestellung gewinnt einen Teil der Kunden. Andere bleiben bei Mail und PDF, weil ihre eigene Beschaffung so funktioniert oder weil sie Bestellungen aus ihrem eigenen System exportieren. Für diese Kunden ist die automatische Auftragserfassung der Kanal, der ohne Umstellung funktioniert.
Unsere Empfehlung: Kanäle nach Volumen betrachten. Was strukturiert kommt, bleibt bei EDI oder Shop. Was unstrukturiert kommt, übernimmt die KI. Wie wir solche Agenten bauen, beschreibt unsere Seite KI-Agenten.
Der Weg zur automatischen Auftragserfassung
So läuft ein typisches Projekt im Großhandel ab.
Kosten, Datenschutz und nächste Schritte
Projekte bei Sailrs starten ab etwa 15.000 Euro. Eine Auftragserfassung mit Anbindung an ein ERP mit Schnittstelle liegt meist im mittleren Bereich, Lösungen mit mehreren Kanälen, Standorten und Systemen darüber. Details dazu im Ratgeber Was kostet KI-Entwicklung?
Kunden- und Preisdaten sind Geschäftsgeheimnisse. Wir legen vor dem Start fest, wo Daten verarbeitet werden, welche Modelle zum Einsatz kommen und wer worauf zugreift. Betrieb in Deutschland oder in deiner Infrastruktur ist möglich.
Du betreibst auch ein eigenes Lager oder eine Flotte? Dann sieh dir unsere Seite zu Logistik und Lieferketten an.
Häufige Fragen zu KI im Großhandel
Wie zuverlässig erkennt KI Bestellungen aus PDF und Mail?
Bei klar formatierten Bestellungen sehr zuverlässig, bei handschriftlichen oder sehr freien Formaten weniger. Entscheidend ist der Umgang mit Unsicherheit: Positionen, die das System nicht eindeutig zuordnen kann, werden markiert und vom Innendienst geprüft. So entstehen keine falschen Aufträge.
Funktioniert das mit unserem ERP?
Wenn das ERP eine Schnittstelle oder einen Import bietet, in der Regel ja. Wir prüfen das in der Analyse. Auch ältere Systeme lassen sich oft über Datenbankzugriffe oder Importdateien anbinden.
Wie lernt das System unsere Kundenartikelnummern?
Aus vorhandenen Zuordnungstabellen, historischen Aufträgen und den Korrekturen deines Teams im Pilot. Jede bestätigte Zuordnung wird gespeichert und beim nächsten Mal direkt verwendet.
Ab wann müssen Großhändler E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, sonst ab dem 1. Januar 2028. Empfangen können müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen bereits seit 2025.
Brauchen wir dann noch EDI?
Ja, für Kunden, die bereits per EDI bestellen, bleibt das der effizienteste Weg. KI ergänzt EDI für alle Kunden, die das nicht können oder wollen.
Was kostet eine automatische Auftragserfassung?
Projekte bei Sailrs starten ab etwa 15.000 Euro. Der Aufwand hängt vor allem von der ERP-Schnittstelle, der Zahl der Kanäle und der Qualität der Artikelstammdaten ab. Den konkreten Rahmen klären wir nach der Analyse.