KI in der Pflege: weniger Schreibtisch, mehr Zeit für Menschen
In Pflegeeinrichtungen fehlt selten der Wille, sondern die Zeit. Pflegekräfte dokumentieren nach jeder Schicht, die Pflegedienstleitung baut den Dienstplan zum dritten Mal um, weil zwei Kolleginnen krank sind, und am Telefon fragen Angehörige nach Besuchszeiten, Wäsche und dem nächsten Arzttermin. Gleichzeitig soll die Einrichtung an die Telematikinfrastruktur angebunden sein und Qualitätsprüfungen bestehen.
Sailrs entwickelt KI in der Pflege, die genau diese Last reduziert: Dokumentation per Sprache vorbereiten, Dienstplanausfälle schneller lösen, Angehörigenanfragen beantworten und Wissen für das Team griffbereit halten. Für stationäre Einrichtungen ebenso wie für ambulante Pflegedienste. Die pflegefachliche Einschätzung bleibt immer bei deinen Fachkräften - die KI schreibt mit, sortiert und erinnert, sie entscheidet nichts. Das Ziel: weniger Schreibtisch, mehr Zeit für Menschen. Und ja, die Doku wird dabei nicht schlechter, sondern zeitnäher.
Branchen-KI-Check
Welche Aufgaben in deinem Betrieb sollte KI zuerst übernehmen? Finde es in fünf Klicks heraus.
Wie viele Menschen arbeiten in deinem Unternehmen?
Wo Pflegeteams heute Zeit verlieren
Ob Altenpflegeheim, Wohngruppe oder ambulanter Pflegedienst: Die Engpässe ähneln sich, auch wenn die Abläufe verschieden sind.
- Dokumentation: Pflegeberichte, Maßnahmennachweise und Evaluationen nach dem Strukturmodell mit der Strukturierten Informationssammlung (SIS) sind wichtig - und werden oft am Schichtende im Nachgang geschrieben.
- Dienstplanung: Krankmeldungen am frühen Morgen, Wunschfrei, Qualifikationsmix, Arbeitszeitregeln. Die Pflegedienstleitung telefoniert, bis die Schicht besetzt ist.
- Angehörige und Interessenten: Wiederkehrende Fragen am Telefon und per Mail, dazu Anfragen nach freien Plätzen oder Versorgung durch den Pflegedienst, die sauber erfasst werden müssen.
- Abstimmung mit Praxen und Apotheken: Verordnungen anfordern, Medikamente nachbestellen, Arztbesuche koordinieren - häufig noch per Fax und Telefon.
- Einarbeitung: Neue und internationale Kolleginnen brauchen schnellen Zugang zu Standards, Hygieneplan und internen Abläufen, oft in einfacher Sprache.
Jede dieser Aufgaben ist notwendig. Aber keine davon braucht zwingend eine examinierte Pflegefachkraft, die tippt, sucht oder telefoniert.
Fünf Anwendungsfälle für stationäre und ambulante Pflege
Jeder Anwendungsfall lässt sich einzeln einführen und an die vorhandene Pflegesoftware anbinden, soweit diese Schnittstellen bietet.
Pflegedokumentation per Sprache vorbereiten
Ausgangslage: Pflegeberichte entstehen am Schichtende aus dem Gedächtnis. Was das System tut: Die Pflegekraft spricht ihre Beobachtungen direkt nach der Versorgung ins Smartphone, die KI erstellt daraus einen strukturierten Entwurf im Format eurer Dokumentation. Was sich ändert: Die Fachkraft prüft und übernimmt den Text, statt ihn neu zu schreiben - zeitnäher und vollständiger.
Dienstplanausfälle schneller lösen
Ausgangslage: Fällt jemand aus, beginnt die Telefonkette. Was das System tut: Es schlägt anhand von Qualifikation, Arbeitszeitregeln und hinterlegten Wünschen passende Kolleginnen vor und fragt sie auf Freigabe der Pflegedienstleitung gesammelt an. Was sich ändert: Die PDL entscheidet, statt stundenlang zu telefonieren.
Angehörigen- und Interessentenanfragen
Ausgangslage: Wiederkehrende Fragen und Platzanfragen blockieren Wohnbereichsleitungen und Verwaltung. Was das System tut: Ein KI-Telefonassistent beantwortet allgemeine Fragen, nimmt Rückrufwünsche auf und erfasst Erstanfragen strukturiert für die Verwaltung. Auskünfte zu einzelnen Bewohnerinnen gibt er nicht. Was sich ändert: Weniger Unterbrechungen im Wohnbereich.
Wissensassistent für Standards und Einarbeitung
Ausgangslage: Expertenstandards, Hygieneplan und Verfahrensanweisungen stehen im QM-Ordner. Was das System tut: Ein RAG-System beantwortet Fragen aus euren freigegebenen Dokumenten, auf Wunsch in einfacher Sprache oder anderen Sprachen, und nennt die Quelle. Was sich ändert: Neue Kolleginnen werden schneller sicher, Leitungen werden seltener unterbrochen.
Verordnungen und Medikamente koordinieren
Ausgangslage: Anforderungen an Hausarztpraxen und Apotheken laufen per Fax und Zuruf. Was das System tut: Es bündelt fällige Verordnungs- und Rezeptanforderungen pro Praxis, bereitet sie als KIM-Nachricht vor und verfolgt den Rücklauf. Was sich ändert: Weniger vergessene Anforderungen, weniger Nachtelefonieren.
Telematikinfrastruktur in der Pflege: Was seit 2025 gilt
Lange war die Pflege bei der Digitalisierung außen vor. Das hat sich geändert:
- TI-Anbindung: Seit dem 1. Juli 2025 besteht für Pflegeeinrichtungen sowie für Anbieter häuslicher Krankenpflege und außerklinischer Intensivpflege die Pflicht, an die Telematikinfrastruktur angebunden zu sein.
- KIM: Mit der Anbindung steht der sichere Kommunikationsdienst KIM zur Verfügung. Pflegeeinrichtungen können darüber mit Praxen, Kliniken und Apotheken kommunizieren, statt Befunde und Anforderungen zu faxen.
- ePA: In der elektronischen Patientenakte können auf Wunsch der Versicherten auch Pflegedaten gespeichert werden.
- Elektronische Verordnung häuslicher Krankenpflege: Die gematik arbeitet daran, das Papierformular für die häusliche Krankenpflege durch eine digitale Verordnung zu ersetzen, die direkt an Krankenkasse und Pflegedienst übermittelt wird.
Die TI ist damit die Datenautobahn - aber keine Entlastung im Alltag, solange Nachrichten von Hand gelesen, zugeordnet und beantwortet werden. Genau hier kann KI ansetzen: KIM-Eingänge vorsortieren, Anforderungen vorbereiten, Rückläufe verfolgen. Deine Pflegesoftware bleibt dabei das führende System für die Dokumentation.
Jede Minute, die nicht in die Tastatur fließt, kann zu einem Gespräch am Bett werden.
Schutz für Bewohner, Klienten und Mitarbeitende
In der Pflege geht es um besonders verletzliche Menschen und um Beschäftigte, deren Arbeitszeiten und Qualifikationen verarbeitet werden. Beides verdient Sorgfalt. Unseren vollständigen Prüfrahmen beschreiben wir unter DSGVO-konforme KI.
Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO
Auskunft nur an Berechtigte
Mitbestimmung bei Dienstplan-Tools
Hosting in Deutschland, kein Medizinprodukt
In drei Etappen zur Entlastung
Pflegeteams haben keine Zeit für Experimente, die den Alltag stören. Deshalb führen wir Neues dort ein, wo es sofort spürbar hilft.
Aipe in der Pflege
Für Träger mit mehreren Einrichtungen oder Diensten bündelt Aipe, unser DSGVO-konformes KI-Betriebssystem, Wissensassistent, Telefonassistenz und Automatisierungen auf einer Plattform mit rollenbasierten Zugriffsrechten. Die öffentliche Aipe-Website zeigt Pflege Schätzle als Referenz.
Pflegeeinrichtungen arbeiten eng mit Apotheken und Praxen zusammen. Wie wir deren Seite entlasten, zeigen die Seiten zu Apotheken und Arztpraxen. Alle Bereiche im Überblick: Digitalisierung im Gesundheitswesen.
Sailrs ist eine KI- und Softwareagentur aus Stuttgart, gegründet 2019. Wir haben knapp 150 Projekte umgesetzt und betreiben unsere Lösungen in Deutschland.
Häufige Fragen zu KI in der Pflege
Wie kann KI die Pflegedokumentation erleichtern?
Pflegekräfte sprechen ihre Beobachtungen direkt nach der Versorgung ein, und die KI erstellt daraus einen strukturierten Entwurf im Format eurer Dokumentation. Die Fachkraft prüft, korrigiert und übernimmt den Text in die Pflegesoftware. Die fachliche Verantwortung bleibt bei ihr.
Ersetzt KI die Dienstplanung durch die Pflegedienstleitung?
Nein. Die KI schlägt bei Ausfällen passende Kolleginnen anhand von Qualifikation, Arbeitszeitregeln und Wünschen vor und übernimmt die Anfragen. Die Entscheidung trifft weiterhin die Pflegedienstleitung.
Muss unsere Pflegeeinrichtung an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sein?
Ja. Seit dem 1. Juli 2025 besteht für Pflegeeinrichtungen sowie für Anbieter häuslicher Krankenpflege und außerklinischer Intensivpflege die Pflicht zur TI-Anbindung. Über die TI steht unter anderem der Kommunikationsdienst KIM zur Verfügung.
Darf ein KI-Telefonassistent Angehörigen Auskunft geben?
Allgemeine Fragen wie Besuchszeiten oder Abläufe kann er beantworten. Auskünfte zu einzelnen Bewohnerinnen oder Klienten gibt er nicht, sondern leitet sie an das Team weiter, das Vollmachten und Einwilligungen prüft.
Brauchen wir für KI im Dienstplan den Betriebsrat?
In der Regel ja, denn Systeme, die Arbeitszeiten und Einsatzdaten verarbeiten, sind mitbestimmungspflichtig. Das gilt bei kirchlichen Trägern entsprechend für die Mitarbeitervertretung. Wir liefern die Dokumentation für diese Abstimmung.
Was kostet KI für eine Pflegeeinrichtung?
Projekte bei Sailrs beginnen ab etwa 15.000 Euro. Ein einzelner Anwendungsfall wie der Telefonassistent liegt am unteren Rand, eine Plattform für mehrere Einrichtungen eines Trägers entsprechend höher.