KI für Verwaltung und Dienstleistungen
Ob Bürgeramt, Stadtwerk, Steuerkanzlei oder Bildungsträger: Die Arbeit besteht zu einem großen Teil aus Lesen, Prüfen, Zuordnen und Antworten. Anträge, Schriftsätze, Belege, Anmeldungen und Anfragen kommen in großer Zahl, die Regeln dafür sind dicht, und Fehler haben Folgen – rechtlich, finanziell oder für das Vertrauen der Menschen, für die du arbeitest.
Genau deshalb passt KI hier gut, wenn man sie richtig einsetzt: als Assistenz, die vorbereitet, Quellen zeigt und Routine abnimmt, während Menschen entscheiden. Sailrs entwickelt solche Systeme als KI- und Softwareagentur aus Stuttgart, seit 2019 und in knapp 150 umgesetzten Projekten, und betreibt sie in Deutschland.
Vier Bereiche, vier Regelwerke
Wähle deinen Bereich. Jede Seite beschreibt typische Abläufe, konkrete Anwendungsfälle und die Rechtslage, die für genau diese Einrichtungen gilt.
Öffentliche Verwaltung
OZG 2.0, Bürgeranfragen, Aktenrecherche, § 35a VwVfG und Vergabe.
Kommunale Dienstleister
Stadtwerke, Abfallwirtschaft und Verkehrsbetriebe: Kundenservice, Störungen, Sektorenvergabe.
Kanzleien & Beratung
Posteingang, Vertragsanalyse und Mandantenkommunikation unter § 203 StGB und GoBD.
Bildungseinrichtungen
Schulen, Hochschulen und Weiterbildung: Verwaltung, Lernplattformen, Schülerdaten.
Was diese Einrichtungen verbindet
Auf den ersten Blick haben ein Landratsamt und eine Anwaltskanzlei wenig gemeinsam. Bei näherem Hinsehen gleichen sich die Engpässe erstaunlich:
- Textlastige Eingänge: Der Arbeitstag beginnt mit einem Postfach voller Dokumente, die gelesen, zugeordnet und beantwortet werden müssen.
- Wissen in Akten: Die Antwort auf eine Frage steht meist schon irgendwo – in einer Akte, einem Erlass, einem alten Gutachten oder einer Prüfungsordnung. Gefunden wird sie oft nur von den Erfahrensten.
- Prüfen auf Vollständigkeit: Ob Bauantrag, Steuererklärung oder Kursanmeldung: Ein großer Teil der Arbeit besteht darin, festzustellen, was fehlt, und es nachzufordern.
- Verantwortung und Nachweis: Entscheidungen müssen begründet, dokumentiert und überprüfbar sein. Eine KI, die nicht zeigen kann, worauf sie sich stützt, ist hier unbrauchbar.
- Sensible Daten: Sozialdaten, Mandatsgeheimnisse, Verbrauchsdaten, Daten Minderjähriger – fast immer gelten strengere Regeln als im normalen Geschäftsbetrieb.
Daraus folgt ein gemeinsames Muster für gute Lösungen: KI liest und bereitet vor, Quellen sind sichtbar, ein Mensch gibt frei, alles wird protokolliert, und die Daten bleiben in Deutschland.
Vier KI-Bausteine, die in allen vier Bereichen tragen
Die Fachlichkeit unterscheidet sich, die technischen Bausteine wiederholen sich. Das macht Projekte planbarer und günstiger, sobald der erste Baustein steht.
Posteingang verstehen und verteilen
Wissenssuche mit Quellen
Unterlagen prüfen und nachfordern
Entwürfe aus Vorlagen
Die Regeln im Überblick
Jeder Bereich hat sein eigenes Regelwerk. Diese Übersicht zeigt, worauf wir in Projekten achten; die Details stehen auf den jeweiligen Branchenseiten.
- Öffentliche Verwaltung: Das OZG-Änderungsgesetz ist seit 24. Juli 2024 in Kraft. Vollautomatisierte Verwaltungsakte erlaubt § 35a VwVfG nur, wenn eine Rechtsvorschrift das zulässt und kein Ermessen besteht.
- Öffentliche Beschaffung: Behörden und viele kommunale Unternehmen vergeben nach Vergaberecht. Seit 1. Januar 2026 gelten neue EU-Schwellenwerte, für Dienstleistungen meist 216.000 Euro netto, für Sektorenauftraggeber 432.000 Euro.
- Kanzleien: § 203 StGB schützt das Berufsgeheimnis, § 43e BRAO und § 62a StBerG regeln, unter welchen Bedingungen externe Dienstleister Zugriff erhalten. Steuerberater beachten zusätzlich die GoBD.
- Bildung: Für Schülerdaten gelten DSGVO sowie Schul- und Datenschutzgesetze der Länder.
- EU AI Act: Hochriskant sind unter anderem KI-Systeme für Entscheidungen über öffentliche Unterstützungsleistungen, für die Bewertung von Lernergebnissen und als Sicherheitskomponente kritischer Versorgungsinfrastruktur. Nach dem Digital Omnibus gelten die Pflichten für diese Systeme ab dem 2. Dezember 2027. Assistenz für Recherche, Postfach und Entwürfe fällt meist nicht darunter.
Wir ordnen jeden Anwendungsfall vor Projektstart ein und dokumentieren das Ergebnis – damit du es gegenüber Datenschutzbeauftragten, Personalvertretung, Kammer oder Aufsicht belegen kannst. Ändert sich ein Anwendungsfall später, etwa weil ein Assistent nicht mehr nur Entwürfe liefert, sondern Vorgänge priorisiert, prüfen wir die Einordnung erneut.
Wie ein Projekt mit Sailrs abläuft
Unabhängig vom Bereich arbeiten wir in drei Phasen und mit einem klar abgegrenzten Startfall.
Was wir in diese Projekte mitbringen
Wir sind weder klassischer Behörden-IT-Dienstleister noch reine Legal-Tech-Firma. Unsere Stärke liegt darin, KI-Assistenz, Automatisierung und individuelle Software so zu verbinden, dass sie in bestehende Fachverfahren, Kanzleiprogramme und Lernplattformen passen. Drei Dinge unterscheiden uns dabei von vielen Anbietern:
Eigenes KI-Betriebssystem
Mit Aipe entwickeln und betreiben wir selbst eine Plattform für Wissen, Konnektoren, Agenten und rollenbasierte Zugriffe. Das spart Entwicklungszeit und zeigt, dass wir Datenschutz als Produktfunktion verstehen.
Betrieb in Deutschland
Wir hosten auf unserem eigenen Kubernetes-Cluster in Deutschland oder On-Premise. Unseren Prüfrahmen beschreibt die Seite DSGVO-konforme KI.
Transparente Budgets
Klar abgegrenzte Projekte starten ab etwa 15.000 Euro, größere Plattformen liegen bei 100.000 Euro und mehr. Was die Kosten treibt, erklärt unser Ratgeber Was kostet KI-Entwicklung?
Häufige Fragen zu KI in Verwaltung und Dienstleistungen
Für welche Einrichtungen in Verwaltung und Dienstleistungen arbeitet Sailrs?
Für Behörden und öffentliche Verwaltungen, kommunale Unternehmen wie Stadtwerke und Abfallbetriebe, Anwalts- und Steuerkanzleien, Wirtschaftsprüfer und Unternehmensberatungen sowie Schulen, Hochschulen und Bildungsträger.
Entscheidet die KI selbst über Anträge oder Mandate?
Nein. In unseren Projekten bereitet KI vor, zeigt Quellen und entwirft Texte. Entscheidungen, Freigaben und haftungsrelevante Schritte bleiben bei Menschen. Das entspricht auch den rechtlichen Vorgaben, etwa Paragraf 35a VwVfG für Verwaltungsakte.
Wo laufen die KI-Systeme und wo liegen die Daten?
In Deutschland, auf unserem eigenen Kubernetes-Cluster, oder in der Infrastruktur deiner Einrichtung. Modell, Betriebsort und Zugriffsrechte legen wir vor dem Go-live fest und dokumentieren sie.
Gilt der EU AI Act für KI in Verwaltung und Kanzleien?
Ja, aber die meisten Assistenzanwendungen sind nicht hochriskant. Hochriskant sind etwa Systeme für Entscheidungen über öffentliche Unterstützungsleistungen oder die Bewertung von Lernergebnissen. Deren Pflichten gelten nach dem Digital Omnibus ab dem 2. Dezember 2027. Wir prüfen die Einordnung je Anwendungsfall.
Können öffentliche Auftraggeber Sailrs direkt beauftragen?
Das hängt vom Auftragswert und den Vergaberegeln ab. Oberhalb der EU-Schwellenwerte wird ausgeschrieben, darunter gelten nationale und landesrechtliche Regeln. Wir beteiligen uns an Verfahren und beantworten vorab gern Markterkundungen.
Wie lange dauert es bis zu einem ersten Ergebnis?
Nach der Analyse folgt ein Pilot von mehreren Wochen mit einem Team im echten Betrieb. Danach liegt eine Messung gegen die Ausgangslage vor, auf deren Basis du über den Rollout entscheidest.